Làm sao tổ chức cuộc họp hiệu quả và chất lượng

Các cuộc họp được xem là một công cụ hữu ích giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn. Nhưng cách hiệu quả để mọi người cùng nhau thảo luận ý kiến, tranh luận các vấn đề, vượt qua khó khăn và đạt được mục đích, thường không giống thế chút nào. Sự thật là nhiều cuộc họp chỉ có giá trị như một cuộc tán gẫu – mọi người nói chuyện, các ý kiến nhanh chóng mất tích, không có kết quả cũng như tiến triển gì cả.

Làm sao tổ chức cuộc họp hiệu quả và chất lượng

Thống kê thiệt hại từ những cuộc hợp không hiệu quả trên thế giới

  • Hơn 37 tỉ USD mỗi năm bị lãng phí để chi trả cho các cuộc họp vô ích.
  • Khoảng 25 nghìn cuộc họp mỗi ngày diễn ra tại Mỹ
  • Khoảng 15% thời gian tập thể của một tổ chức dành cho cuộc họp, con số này tăng 1% mỗi năm kể từ năm 2008.
  • Các quản lý cấp trung dành 35% thời gian của họ vào họp ảnh.
  • Quản lý cấp cao dành 50% thời gian ở các cuộc họp.
  • Mỗi người dành 4h/tuần để chuẩn bị cho các cuộc họp

Các cuộc họp đang tiêu tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc nhưng phần lớn các cuộc họp đều không mang đến hiệu quả. Thực tế cho thấy, các lãnh đạo cho rằng hơn 67% cuộc họp đều là thất bại ở một phương diện nào đó.

Những nguyên nhân dẫn tới các cuộc họp không hiệu quả ?

  1. Làm việc đa nhiệm

Thống kê có tới 92% người tham gia vào chương tình khảo sát thú nhận rằng đã làm việc khác trong các cuộc họp. Khoàng 41% thừ nhận làm việc đa nhiệm “thường xuyên” hoặc “mọi lúc”. Trong cuộc khảo sát, cũng đưa ra con số 69% người được hỏi thừa nhận có kiểm tra hộp thư điện tử trong khi họp, 49% thừ nhận làm những việc khác không liên quan đến công việc.

  1. Những người ngồi xa không chú ý

Có thể sẽ khó cho những người ngồi xa có thể theo dõi, giữ tập trung và có thể đóng góp ý kiến. Thực tế, 80% những thông điệp chúng ta nhận được từ ngôn ngữ cơ thể – thứ mà bạn khó có thể nắm bắt được qua điện thoại.

  1. Các cuộc họp thường thiếu kế hoạch và cấu trúc

Tổ chức các cuộc họp hiệu quả là một kĩ năng có thể học hỏi và rèn luyện được. Tính toán thời gian chúng ta dành cho các buổi họp, nhiều công ty cần phải đầu tư để nâng cao hiệu quả trong các cuộc họp.

Làm sao nâng cao tính hiệu quả cho các buổi họp

  • Xếp lịch họp ngắn : Tối đa là 30 phút.
  • Mục đích rõ ràng : có trong các tài liệu chuẩn bị.
  • Gửi tài liệu trước : Dùng thời gian để thảo luận.
  • Bắt đầu và kết thúc đúng giờ : Tôn trọng thời gian của mọi người.
  • Tránh độc thoại : Tập trung vào các thành viên.
  • Giữ tập trung : Loại bỏ sự tiếp xúc với các cuộc hội thảo, thư điện tử và mạng xã hội doanh nghiệp khác.
  • Tổng kết ý tưởng và hoạt động chính : Phát lại sau buổi họp.

Bạn cần trả lời được những câu hỏi trước khi tổ chức một cuộc họp:

  • Có cần thiết phải họp không ? Tìm phương án tiêu tốn ít thời gian hơn từ đồng nghiệp.
  • Ai là người cần có mặt ? Cần chỉ rõ các thành viên bắt buộc và không bắt buộc.
  • Có thể làm gì để chắn chắn nó được chú ý và có sự tương tác ? Chuẩn bị nhật ký công tác rõ ràng, gửi tài liệu trước và nắm bắt các hoạt động chính.

Tận dụng nền tảng thông tin công nghệ để thực hiện các cuộc gọi “Video Call”

Ý tưởng tận dụng Video Call làm tăng hiệu quả cho các cuộc gọi có một nguyên nhân mà ít ai có thể biết. Theo chuyên gia tâm lý, con người sẽ ít làm việc đa nhiệm hơn 4% trong các cuộc họp trực tuyến thông qua video call. Các kiểu họp thông dụng hay họp qua điện thoại thường giảm hiệu quả đi tới 57%.

Những lợi ích ghi nhận được của cuộc họp thông qua Video Call

  • Tăng sự tập trung chú ý
  • Thúc đẩy ra quyết định
  • Tăng năng suất làm việc nhóm

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM

Leave a Reply

Your email address will not be published.