10 thủ thuật kiểm soát tiến độ và chất lượng dự án

Đề cập đến công việc quản lý dự án, có rất nhiều yếu tố bạn cần phải cân nhắc để đảm bảo cho dự án được hoàn thành đúng tiến độ và đáp ứng được những tiêu chuẩn cũng như mong đợi từ khách hàng. Dưới đây là 10 thủ thuật giúp bạn kiểm soát được tiến độ và chất lượng thi công dự án:

10 thủ thuật kiểm soát tiến độ và chất lượng dự án

  1. Lên kế hoạch một cách chi tiết và tỉ mỉ

Trước khi bắt đầu dự án, hãy chắc chắn rằng bạn đã vạch ra hướng đi vững chắc cho dự án của mình và có được sự đồng lòng của những trụ cột của dự án. Bạn cũng sẽ cần chắc chắn rằng phạm vi của dự án được đề ra rõ ràng, bao gồm vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm. Lên kế hoạch dự án một cách tỉ mỉ và đề ra mục tiêu cụ thể cho từng người sẽ giúp dự án diễn ra suôn sẻ. Bạn cũng cần đề ra một số chỉ tiêu, bao gồm việc hoàn thành kế hoạch đúng thời hạn, đạt được mục tiêu tài chính, đảm bảo chất lượng sản phẩm làm hài lòng khách hàng và tuân thủ những quy định của pháp luật về ngành và lĩnh vực hoạt động. Hãy chú ý đến từng chi tiết để tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công sau này của dự án.

  1. Tập trung nhân lực, vật lực cho dự án

Một khi đã có sự chuẩn bị kĩ càng, bạn có thể bắt đầu triển khai dự án bằng việc tập hợp nhân lực và vật lực. Là một người quản trị dự án, bạn cần biết cách thu hút những người có tài và thích hợp cho dự án. Hãy chắc chắn rằng mỗi thành viên biết rõ về nhiệm vụ của họ và những nhân tố cần thiết để hoàn thành dự án xuất sắc dự án.

  1. Hãy là người lãnh đạo sáng suốt

Người lãnh đạo dự án là nhân tố chính trong công tác quản lý dự án. Ở vị trí này, bạn sẽ cần đến những cộng sự năng động, bản thân bạn cũng cần là vị thuyền trưởng tài ba, sẵn sàng đương đầu với những khó khăn sắp tới. Ngoài ra, bạn cũng cần phải tạo cảm hứng cho các thành viên trong nhóm, giúp họ vượt qua những giai đoạn khó khăn của dự án. Hãy lái con tàu của bạn và dẫn dắt các chiến hữu đến gần với thành công đang chờ đợi phía trước.

  1. Hoạch định phát triển dự án theo từng giai đoạn

Để việc quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn, bạn có thể chia nhỏ dự án ra làm các giai đoạn: khởi đầu, hoạch định, thực thi và hoàn thành. Hãy đánh giá một cách chính xác và khách quan nhất những kết quả đạt được trong từng giai đoạn cụ thể. Bạn sẽ cần đến sự trợ giúp từ nhiều nguồn để đảm bảo sản phẩm của dự án đáp ứng được yêu cầu kĩ thuật chung và yêu cầu khắt khe của khách hàng. Việc đề ra kế hoạch thực hiện theo từng giai đoạn không chỉ giúp bạn loại bỏ những nguy cơ đe dọa đến sự thành công của dự án, kiểm soát được những thay đổi của dự án mà còn giúp cảnh báo những tình huống xấu có thể xảy đến trong suốt quá trình dự án được thực hiện.

  1. Đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt

Trong suốt thời gian diễn ra dự án, người quản lý cần đảm bảo thông tin liên lạc giữ các nhân tố có liên quan được thông suốt. Bạn cần chắc chắn rằng mọi thông tin liên quan đến dự án phải được thông báo đến tất cả các thành viên để kịp thời ứng phó với những thay đổi bất ngờ.

  1. Có được những tài liệu hợp pháp

Ngay từ khi dự án được manh nha đến những giai đoạn tiếp theo, bạn cần phải có những tài liệu hợp lệ, hợp pháp, được công nhận bởi các bên. Có vậy, dự án mới có đủ điều kiện để thực hiện và hoàn thành đúng tiến độ được giao.

  1. Quản lý rủi ro

Rủi ro có thể xảy đến bất cứ lúc nào trong suốt thời gian thực hiện dự án. Bạn nên đảm bảo dự án không bị tác động bởi những nhân tố không lường trước. Kinh nghiệm quản lý những dự án trước có thể sẽ giúp bạn nhìn trước những nguy cơ sẽ có thể xảy đến cũng như những hành động cần thiết trong trường hợp có biến động.

  1. Tránh những tình huống liên quan đến pháp luật

Hãy chắc chắn rằng dự án được tất cả các bên chấp thuận với chữ kí, đóng dấu rõ ràng, hợp lệ. Thời gian thực hiện hay chi phí cũng cần được làm sáng tỏ để tránh những tranh chấp, kiện tụng không đáng có khi thực hiện dự án.

  1. Kiểm tra sản phẩm

Sản phẩm của từng giai đoạn cần phải được kiểm tra và thử nghiệm để có sản phẩm cuối cùng đạt chuẩn chất lượng và yêu cầu của khách hàng. Đây sẽ là minh chứng cho sự thành công của dự án và khả năng lãnh đạo, quản lý dự án của bạn.

  1. Đánh giá dự án

Bạn học được những gì từ quá trình quản lý dự án của mình? Mỗi dự án là một cơ hội để bạn trải nghiệm và áp dụng kiến thức, kĩ năng của mình vào thực tế. Hãy nhìn lại những gì bạn đã làm được và chưa làm được để rút ra kinh nghiệm cho bản thân và có phương án giải quyết trong những dự án tiếp theo.

new-years-day-2015-5648528089022464.3-hp

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM

Leave a Reply

Your email address will not be published.